برگ استشهادیه جهت دریافت سند مالکیت المثنی

برگ استشهادیه جهت دریافت سند مالکیت المثنی، سندی حیاتی است که در مواردی که سند اصلی ملک مفقود، سرقت شده، از بین رفته یا دچار آسیب جدی گشته باشد، برای آغاز فرایند صدور المثنی به اداره ثبت اسناد و املاک ارائه می شود. این سند، گواهی کتبی شهود واجد شرایط مبنی بر مفقودی یا از بین رفتن سند اولیه است و نقش محوری در تأیید ادعای مالک و پیشبرد مراحل قانونی ایفا می کند. بدون تهیه و تکمیل صحیح این برگ استشهادیه، امکان درخواست سند مالکیت المثنی وجود نخواهد داشت.

فقدان سند مالکیت اصلی، برای هر مالکی می تواند تجربه ای نگران کننده باشد و پیامدهای حقوقی و اداری متعددی را به دنبال دارد. از دست رفتن این مدرک مهم، چه به دلیل حوادث غیرمترقبه نظیر آتش سوزی و سیل، چه سرقت و گم شدن، و چه حتی ناخوانا شدن به واسطه گذشت زمان یا آسیب های فیزیکی، فرایند پیچیده ای را برای بازگرداندن اعتبار مالکیت آغاز می کند. اهمیت سند مالکیت در تأمین حقوق مالکانه و امکان انجام هرگونه معامله یا اقدام حقوقی بر روی ملک، بر کسی پوشیده نیست. از این رو، آگاهی از رویه صحیح و گام های لازم برای دریافت سند مالکیت المثنی، امری ضروری است. این راهنمای جامع با هدف رفع ابهامات و ارائه اطلاعات دقیق و کاربردی تهیه شده تا مالکان، وکلای محترم، مشاوران املاک و تمامی ذینفعان بتوانند این فرایند را با اطمینان و سهولت بیشتری طی کنند.

چه زمانی باید برای دریافت سند مالکیت المثنی اقدام کنیم؟

نیاز به دریافت سند مالکیت المثنی در شرایط گوناگونی پدید می آید که در تمامی آن ها، سند اصلی قابلیت ارائه، استفاده یا استناد قانونی خود را از دست داده است. درک دقیق این شرایط برای اقدام به موقع و صحیح، اهمیت فراوانی دارد. عمدتاً دو دسته اصلی از موقعیت ها، مالک را ملزم به درخواست سند المثنی می کند:

مفقود شدن کامل سند مالکیت

این حالت شایع ترین دلیل برای درخواست سند مالکیت المثنی است و خود می تواند شامل موارد زیر باشد:

• گم شدن: سند مالکیت به هر دلیلی پیدا نشود و مالک هیچ اطلاعی از محل نگهداری آن نداشته باشد. این می تواند ناشی از جابجایی منزل، بی دقتی در نگهداری یا هر عامل دیگری باشد که منجر به عدم دسترسی به سند اصلی می شود.
• سرقت: سند مالکیت همراه با سایر مدارک یا اشیاء به سرقت رفته باشد. در این موارد، ارائه گزارش نیروی انتظامی و پیگیری های مربوط به سرقت، اگرچه به خودی خود منجر به صدور سند المثنی نمی شود، اما می تواند به عنوان مدرکی برای اثبات علت مفقودی در اداره ثبت مورد استناد قرار گیرد.
• عدم دسترسی: در مواردی که سند مالکیت به دلایل خارج از اراده مالک، مانند توقیف توسط مراجع قضایی در پرونده ای نامربوط به ملک، یا قرار گرفتن در اختیار اشخاص ثالث که حاضر به استرداد آن نیستند، از دسترس خارج شود، مالک می تواند برای دریافت المثنی اقدام کند. البته در این شرایط، بسته به علت عدم دسترسی، ممکن است نیاز به ارائه حکم قضایی یا مستندات مربوطه باشد.
• حوادث طبیعی: بلایایی چون سیل، زلزله، آتش سوزی یا تخریب بنا می تواند منجر به از بین رفتن فیزیکی سند مالکیت شود. در این موارد، گواهی مراجع ذی ربط (مانند آتش نشانی) مبنی بر وقوع حادثه، می تواند به عنوان مدرک تکمیلی ارائه شود.

ناخوانا شدن یا آسیب دیدن جدی سند

گاهی اوقات سند مالکیت به طور کامل مفقود نمی شود، اما دچار آسیب هایی می شود که عملاً آن را غیرقابل استفاده می کند. این شرایط نیز مانند مفقودی سند تلقی شده و رویه دریافت المثنی را در پی دارد:

• سوختگی یا پارگی: اگر قسمتی یا تمامی سند مالکیت به واسطه آتش سوزی، ریختن مواد شیمیایی، یا پارگی های شدید به گونه ای آسیب دیده باشد که اطلاعات کلیدی آن (مانند مشخصات ملک، مالک، شماره پلاک ثبتی یا مهر اداره ثبت) ناخوانا شود، نیاز به المثنی خواهد بود.
• ریختن جوهر یا از بین رفتن نوشته ها: گاهی اوقات، به دلیل ریختن جوهر یا محو شدن نوشته های سند به علت کهنگی یا رطوبت، بخش های مهم سند از بین می رود و امکان احراز صحت و اعتبار آن وجود ندارد. در چنین شرایطی نیز با وجود فیزیکی بودن سند، عملاً ارزش قانونی خود را از دست می دهد.

در تمام این موارد، فارغ از علت دقیق از بین رفتن یا آسیب دیدن سند، اداره ثبت اسناد و املاک یک رویه یکسان را برای تقاضای سند مالکیت المثنی در پیش می گیرد. هدف این رویه، اطمینان از صحت ادعای مالک و جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی است.

فقدان یا آسیب دیدگی سند مالکیت، آغازگر فرایند قانونی پیچیده ای است که نیازمند دقت و آگاهی از تمامی مراحل است. بی توجهی به جزئیات می تواند به تأخیر در صدور سند المثنی و بروز مشکلات حقوقی منجر شود.

مراحل گام به گام دریافت سند مالکیت المثنی

دریافت سند مالکیت المثنی یک فرآیند اداری و حقوقی با مراحل مشخص است که نیازمند دقت و پیگیری مستمر است. هر گام، مکمل گام قبلی بوده و اجرای صحیح آن برای پیشبرد پرونده ضروری است. در ادامه، این مراحل به تفصیل شرح داده می شوند:

گام اول: تهیه و تکمیل برگ استشهادیه

تهیه و تکمیل برگ استشهادیه جهت دریافت سند مالکیت المثنی نقطه آغازین این فرایند است. استشهادیه، گواهی کتبی اشخاص معتبر و مطلع مبنی بر صحت ادعای مالک در خصوص مفقودی یا از بین رفتن سند اصلی است.

• برگ استشهادیه چیست و نقش آن در فرآیند: این فرم، یک سند حقوقی است که در آن، مالک دلیل فقدان سند (مانند سرقت، آتش سوزی یا گم شدن) و مشخصات کامل ملک (پلاک ثبتی، بخش، محل وقوع) را قید می کند. سپس سه نفر شاهد که مالک و ملک را می شناسند، این ادعا را گواهی و امضا می کنند. نقش اصلی آن، ایجاد اولین لایه از اعتبار برای ادعای مالک نزد اداره ثبت است.
• نحوه تهیه برگ استشهادیه: مالکان می توانند نمونه فرم برگ استشهادیه سند ملک را از دفاتر اسناد رسمی یا از طریق مراجع معتبر حقوقی دریافت و تکمیل کنند. (در برخی وب سایت ها، امکان دانلود فرمت PDF و Word قابل ویرایش نیز فراهم است). در این فرم، اطلاعات دقیقی از ملک شامل شماره پلاک ثبتی اصلی و فرعی، بخش ثبتی، نشانی دقیق ملک و علت مفقودی سند باید درج شود.
• شرایط امضاکنندگان برگ استشهادیه: استشهادیه باید توسط سه نفر شاهد واجد شرایط امضا شود. این شهود نباید با مالک رابطه خویشاوندی نزدیک داشته باشند، باید مالک را بشناسند و از وجود و وضعیت ملک اطلاع کافی داشته باشند. ترجیحاً شهود ساکنین محلی یا همسایگان ملک باشند.
• مراحل گواهی امضا در دفتر اسناد رسمی: پس از تکمیل استشهادیه و امضای شهود، مالک به همراه حداقل یکی از سه شاهد (و ترجیحاً با حضور هر سه شاهد) به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه می کند. سردفتر هویت شاهد حاضر را تأیید کرده و پس از مطابقت امضاها و تأیید مندرجات استشهادیه، امضای شاهد را گواهی می کند. هزینه گواهی امضا مطابق تعرفه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور دریافت می شود.

گام دوم: مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک

پس از تهیه و تکمیل برگ استشهادیه جهت دریافت سند مالکیت المثنی، نوبت به مراجعه به مرجع اصلی صدور سند می رسد.

• ارائه برگ استشهادیه و درخواست کتبی صدور سند المثنی: مالک یا وکیل قانونی او باید با در دست داشتن اصل برگ استشهادیه گواهی شده، به اداره ثبت اسناد و املاک محل وقوع ملک مراجعه کرده و درخواست کتبی خود را برای تقاضای سند مالکیت المثنی ثبت کند.
• مدارک لازم در این مرحله:
  • اصل و کپی تمامی صفحات شناسنامه و کارت ملی مالک (در صورت فوت مالک، مدارک شناسایی و حصر وراثت وراث).
  • اصل و کپی سند مالکیت اولیه (در صورتی که موجود باشد و تنها ناخوانا شده باشد).
  • اصل و کپی برگ استشهادیه سند ملک گواهی شده توسط دفتر اسناد رسمی.
  • فرم درخواست صدور سند مالکیت المثنی که در اداره ثبت تکمیل می شود.
• نکات مهم در مورد وکالتنامه: اگر مالک به وکیل رسمی دادگستری وکالت داده باشد، در متن وکالتنامه باید صراحتاً عبارت تقاضا و اخذ سند مالکیت المثنی قید شده باشد. صرف قید اخذ سند مالکیت کافی نیست، زیرا این عبارت به مفهوم اخذ سند اصلی است و شامل المثنی نمی شود. عدم درج دقیق این عبارت، منجر به رد درخواست توسط اداره ثبت خواهد شد.
• نمونه متن حقوقی وکالتنامه جهت اخذ سند مالکیت المثنی: برای اطمینان از صحت حقوقی، توصیه می شود متن وکالتنامه توسط وکیل یا کارشناس حقوقی تنظیم شود. در حالت کلی، وکالتنامه باید شامل مشخصات کامل موکل و وکیل، مشخصات دقیق ملک، و اختیارات کامل وکیل برای مراجعه به ادارات ثبت اسناد و املاک، تکمیل فرم های مربوطه، ارائه برگ استشهادیه، انتشار آگهی، پیگیری استعلامات، پرداخت هزینه های مربوطه و در نهایت، تقاضا و اخذ سند مالکیت المثنی برای پلاک ثبتی … باشد.

گام سوم: انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار

این گام، یکی از مهم ترین مراحل فرآیند صدور سند المثنی است که جنبه عمومی دارد و به منظور اطلاع رسانی و جلوگیری از تضییع حقوق احتمالی افراد ثالث انجام می شود.

• تهیه پیش نویس آگهی توسط اداره ثبت و تحویل به متقاضی: پس از ارائه مدارک و بررسی های اولیه، اداره ثبت اسناد و املاک یک پیش نویس از آگهی مفقودی سند را تهیه و به متقاضی تحویل می دهد.
• اطلاعات ضروری که باید در آگهی قید شود: آگهی باید شامل اطلاعات دقیق و کاملی باشد تا هر فرد ذینفع بتواند وضعیت ملک را شناسایی کند. این اطلاعات عبارتند از:
  • نام و نام خانوادگی مالک.
  • شماره پلاک ثبتی اصلی و فرعی ملک.
  • بخش ثبتی و محل دقیق وقوع ملک (آدرس).
  • مختصری از سابقه معاملات و سلسله ایادی (مالکین قبلی) ملک.
  • دلیل مفقودی سند (به عنوان مثال: به علت گم شدن سند مالکیت اصلی…).
• تذکر به دارندگان سند یا مدعیان حق و مهلت ۱۰ روزه برای اعتراض: در انتهای آگهی، باید تصریح شود که چنانچه هر شخص حقیقی یا حقوقی، اصل سند را در اختیار دارد یا مدعی هرگونه حق و معامله ای بر روی این ملک است، باید ظرف مدت ۱۰ روز از تاریخ انتشار آگهی، با در دست داشتن مدارک مربوطه به اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه و اعتراض خود را ثبت نماید. این مهلت ۱۰ روزه، برای ایجاد فرصت به افراد جهت اطلاع رسانی و جلوگیری از سوءاستفاده است.
• نحوه تصحیح اشتباهات احتمالی در آگهی: در صورتی که پس از دریافت پیش نویس آگهی یا حتی پس از انتشار آن، اشتباهی در اطلاعات قید شده در آگهی (مانند اشتباه در پلاک ثبتی یا نام مالک) مشاهده شود، متقاضی باید فوراً به اداره ثبت مراجعه و درخواست تصحیح نماید. مرجع تأیید آگهی مجدد یا اصلاحی، معمولاً مدیر کل ثبت استان مربوطه می باشد.

گام چهارم: بررسی و استعلامات در اداره ثبت

پس از طی مراحل اطلاع رسانی عمومی، اداره ثبت وارد مرحله بررسی های دقیق تر و استعلامات تخصصی می شود.

• ارائه یک نسخه از آگهی منتشر شده به اداره ثبت: پس از انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار معرفی شده، متقاضی موظف است یک نسخه از روزنامه حاوی آگهی را به اداره ثبت اسناد و املاک مربوطه ارائه دهد.
• ارجاع پرونده به کارشناسی و بررسی سوابق ثبتی: پرونده تقاضای سند مالکیت المثنی به کارشناسی ارجاع می شود تا سوابق ثبتی ملک، شامل آخرین مالکیت، معاملات انجام شده، وضعیت رهن یا بازداشت، و سایر جزئیات در دفتر املاک و پرونده ثبتی به دقت بررسی شود. هدف، احراز مالکیت قطعی متقاضی و اطمینان از عدم وجود تعارض در سوابق است.
• استعلام وضعیت ملک از نظر بازداشت یا رهن بودن از مراجع مربوطه: یکی از حیاتی ترین بخش های این مرحله، استعلام از مراجع قضایی، سازمان امور مالیاتی، بانک ها و سایر نهادهایی است که ممکن است ملک در رهن آن ها باشد یا حکم بازداشت آن صادر شده باشد. این استعلامات برای جلوگیری از صدور سند المثنی بر ملکی که دارای محدودیت های قانونی است، انجام می شود.
• اخذ موافقت از بانک مرتهن یا مرجع بازداشت کننده: چنانچه ملک در رهن بانک یا در بازداشت مرجع قانونی باشد، اداره ثبت برای صدور سند المثنی نیازمند اخذ موافقت کتبی از آن مرجع است. در این صورت، مراتب رهن یا بازداشت در سند المثنی نیز قید خواهد شد.
• درج مراتب بازداشت یا رهن در سند المثنی: اگر ملک دارای رهن یا بازداشت باشد و موافقت مراجع ذیربط اخذ شود، در سند مالکیت المثنی جدید، این محدودیت ها به صراحت درج می شوند تا حقوق اشخاص ثالث حفظ گردد.

گام پنجم: صدور سند مالکیت المثنی

این گام، نقطه نهایی و هدف اصلی فرآیند صدور سند المثنی است و پس از انجام تمامی استعلامات و بررسی ها و در صورت عدم وجود موانع قانونی، صورت می گیرد.

• شرایط صدور سند:
  • عدم وصول اعتراض از سوی هیچ شخص یا نهادی در مهلت ۱۰ روزه انتشار آگهی.
  • در صورت وصول اعتراض، معترض نتواند اصل سند مالکیت یا سند معامله معتبر را ارائه دهد. به عبارت دیگر، اعتراضات بی اساس یا فاقد مدارک قانونی، مانع از صدور سند المثنی نخواهند شد.
• نحوه درج مشخصات در سند المثنی: سند جدید با قید عبارت المثنی در تمامی صفحات آن صادر می شود تا از سند اصلی قابل تفکیک باشد. همچنین، تمامی مشخصات ملک، مالک، و کلیه سلسله ایادی (مالکین قبلی) و معاملات قبلی ثبت شده در سند اصلی، به صورت کامل در سند المثنی نیز درج می شود.
• بخشنامه بی اعتباری سند اولیه قبل از صدور سند المثنی: قبل از اینکه سند المثنی صادر و تحویل مالک شود، اداره ثبت طی یک بخشنامه داخلی یا سیستمی، بی اعتباری سند اولیه را اعلام می کند. این اقدام برای جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده احتمالی از سند اصلی (در صورت پیدا شدن آن پس از شروع فرایند درخواست المثنی) انجام می گیرد.
• تحویل سند: پس از صدور، سند مالکیت المثنی به مالک یا وکیل قانونی وی تحویل داده می شود. مالک باید در زمان تحویل سند، دقت کند که تمامی اطلاعات و مشخصات درج شده در سند، صحیح و مطابق با انتظارات باشد.

مدت زمان دریافت سند المثنی

مدت زمان صدور سند المثنی به عوامل مختلفی بستگی دارد و نمی توان یک زمان ثابت برای آن تعیین کرد. اما می توان تخمینی از زمان مورد نیاز برای هر مرحله و کل فرآیند ارائه داد:

1. تهیه و تکمیل برگ استشهادیه و گواهی امضا: معمولاً ۱ تا ۳ روز کاری، بسته به دسترسی به شهود و دفتر اسناد رسمی.
2. مراجعه به اداره ثبت و ثبت درخواست: ۱ تا ۲ روز کاری.
3. انتشار آگهی در روزنامه: ۷ تا ۱۴ روز (شامل زمان آماده سازی پیش نویس، انتشار و انتظار مهلت ۱۰ روزه اعتراض).
4. بررسی و استعلامات در اداره ثبت: این مرحله می تواند متغیرترین بخش باشد. بسته به حجم کاری اداره ثبت، پیچیدگی پرونده، و سرعت پاسخگویی مراجع استعلام شونده (بانک ها، دادگاه ها)، ممکن است از ۲ هفته تا ۲ ماه یا حتی بیشتر به طول انجامد.
5. صدور و تحویل سند: پس از اتمام مراحل قبلی و رفع موانع، ۱ تا ۲ هفته.

به طور کلی، فرآیند صدور سند المثنی می تواند از ۱.۵ ماه تا ۴ ماه یا حتی بیشتر زمان ببرد. عواملی مانند کامل بودن مدارک، عدم وجود نقص در پرونده، و سرعت پیگیری متقاضی، در کوتاه تر شدن این زمان مؤثر خواهد بود.

نکات حقوقی و موارد خاص در فرآیند اخذ سند المثنی

در فرایند دریافت سند مالکیت المثنی، علاوه بر مراحل عمومی، برخی نکات حقوقی و موارد خاص وجود دارند که آگاهی از آن ها برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، ضروری است.

پیدا شدن سند اصلی مالکیت

یکی از متداول ترین سؤالات این است که اگر سند اصلی پس از شروع فرایند درخواست المثنی پیدا شود، چه اتفاقی می افتد؟

• سناریو ۱: پیدا شدن سند در مدت زمان اعتراض (قبل از صدور سند المثنی): اگر سند اصلی در مهلت ۱۰ روزه اعتراض (پس از انتشار آگهی روزنامه) یا حتی قبل از صدور سند المثنی پیدا شود، مالک باید بلافاصله مراتب را به اداره ثبت اطلاع دهد و سند اصلی را ارائه کند. در این صورت، فرایند صدور سند المثنی متوقف شده، و سند اصلی باطل نخواهد شد و به اعتبار خود باقی می ماند. اگر کسی در این مدت با سند اصلی مراجعه کند، اداره ثبت مراتب را صورت جلسه کرده و سند اصلی به آورنده تحویل می شود. متقاضی (مالک) در صورت ادعای تضییع حق، به مراجع قضایی هدایت می شود.
• سناریو ۲: پیدا شدن سند پس از صدور سند المثنی: این سناریو پیچیده تر است. بر اساس رویه های قبلی، در صورت پیدا شدن سند اصلی پس از صدور سند المثنی و عدم انجام هیچ گونه معامله ای با سند المثنی، سند المثنی باطل و سند اصلی مجدداً اعتبار می یافت. اما با توجه به سیستم های داده آمایی و الکترونیکی شدن فرایندهای ثبت، در حال حاضر اغلب امکان اعتبار بخشیدن مجدد به سند اصلی (باطل شده به صورت سیستمی) وجود ندارد. در بسیاری از ادارات ثبت، سند اصلی پیدا شده از مالک تحویل گرفته، ابطال و در پرونده ثبتی ضبط می شود و مالک همچنان باید با سند المثنی خود ادامه عملیات دهد. این موضوع به دلیل جلوگیری از ابهامات حقوقی و حفظ یکپارچگی اطلاعات در سیستم ثبتی است.

نقش وکالتنامه و اهمیت کلمات دقیق

همانطور که قبلاً ذکر شد، در صورت استفاده از وکیل برای پیگیری تقاضای سند مالکیت المثنی، دقت در تنظیم وکالتنامه حیاتی است.

• چرا تقاضا و اخذ سند مالکیت المثنی ضروری است؟ کلمه المثنی باید صراحتاً در وکالتنامه قید شود. در غیر این صورت، وکیل صرفاً اختیار اخذ سند اصلی را خواهد داشت و از نظر قانونی مجاز به پیگیری فرایند سند المثنی نخواهد بود. این موضوع به دلیل حساسیت های حقوقی مربوط به اسناد مالکیت و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده یا ادعای غیرواقعی است. اداره ثبت به دلیل رعایت دقیق قوانین و مقررات، به هیچ وجه از این قاعده عدول نمی کند.

تبصره ها و جزئیات دیگر

• برخورد با اعتراضات بی اساس یا فاقد مدارک: اگر در مهلت ۱۰ روزه آگهی، اعتراضی واصل شود اما معترض نتواند مدارک مستدلی مانند اصل سند مالکیت یا سند معامله را ارائه دهد، اعتراض وی پذیرفته نمی شود و فرآیند صدور سند المثنی ادامه خواهد یافت. اداره ثبت تنها اعتراضاتی را مورد رسیدگی قرار می دهد که با مستندات قانونی همراه باشند.
• تفاوت های سند المثنی با سایر انواع صدور سند جدید: سند المثنی تنها در موارد مفقودی یا از بین رفتن سند اصلی صادر می شود و با صدور سند جدید در مواردی مانند افراز، تفکیک، تجمیع یا اصلاح حدود ملک تفاوت دارد. در آن موارد، سند جدید بر اساس شرایط ثبتی جدید و بدون قید المثنی صادر می شود.
• چگونگی برخورد با سند ناخوانا: اگر سند مالکیت به دلیل ریختن جوهر، سوختگی جزئی، پارگی یا هر علت دیگری ناخوانا شده باشد (حتی اگر فیزیکاً موجود باشد)، برای اخذ سند المثنی باید همان تشریفات و مراحل مربوط به مفقودی سند طی شود. زیرا سند ناخوانا از نظر قانونی اعتبار لازم برای معاملات و اقدامات حقوقی را ندارد.

چک لیست مدارک لازم برای دریافت سند مالکیت المثنی

برای سهولت در فرآیند صدور سند المثنی و جلوگیری از اتلاف وقت، داشتن یک چک لیست کامل از مدارک مورد نیاز ضروری است. این مدارک را می توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:

مدارک مربوط به مالک (و وراث در صورت فوت مالک):

• اصل و کپی تمام صفحات شناسنامه مالک (یا مالکان مشاعی).
• اصل و کپی کارت ملی مالک (یا مالکان مشاعی).
• در صورت فوت مالک، اصل و کپی گواهی حصر وراثت.
• در صورت فوت مالک، اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی تمامی وراث.
• کپی سند مالکیت اولیه (در صورت وجود، حتی اگر ناخوانا یا آسیب دیده باشد). این کپی می تواند از روی یک کپی قدیمی یا سوابق موجود تهیه شود.

مدارک مربوط به برگ استشهادیه:

• اصل فرم برگ استشهادیه جهت دریافت سند مالکیت المثنی تکمیل شده با اطلاعات کامل ملک و علت مفقودی.
• گواهی امضاء شهود (حداقل یک نفر از سه شاهد) توسط دفتر اسناد رسمی.
• شناسنامه و کارت ملی شهود (برای احراز هویت در دفتر اسناد رسمی).

مدارک مربوط به ملک:

• اطلاعات دقیق پلاک ثبتی اصلی و فرعی ملک.
• آدرس دقیق و کامل محل وقوع ملک.
• مختصری از سابقه سلسله ایادی ملک (اگر در دسترس باشد).

مدارک مربوط به وکالت (در صورت اقدام توسط وکیل):

• اصل و کپی وکالتنامه رسمی که صراحتاً در آن عبارت تقاضا و اخذ سند مالکیت المثنی قید شده باشد.
• اصل و کپی شناسنامه و کارت ملی وکیل.

سایر مدارک:

• فرم درخواست صدور سند مالکیت المثنی (دریافتی از اداره ثبت).
• یک نسخه از آگهی منتشر شده در روزنامه کثیرالانتشار (پس از انتشار).
• در صورت سرقت سند، گواهی یا گزارش نیروی انتظامی.
• در صورت آتش سوزی یا بلایای طبیعی، گواهی مراجع ذی ربط (مانند آتش نشانی).
• مدارک مربوط به رهن یا بازداشت ملک و موافقت نامه های لازم (در صورت وجود).

توصیه می شود قبل از مراجعه به اداره ثبت، با مراجعه به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا پرس وجو از کارشناسان ثبت، از آخرین به روزرسانی ها در خصوص مدارک مورد نیاز اطمینان حاصل نمایید.

هزینه های دریافت سند مالکیت المثنی

هزینه دریافت سند المثنی شامل چندین بخش است که هر یک نرخ و تعرفه خاص خود را دارد. این هزینه ها ممکن است به صورت سالانه یا دوره ای توسط مراجع ذی ربط به روزرسانی شوند، بنابراین لازم است قبل از هر اقدامی، از مبالغ دقیق استعلام گرفته شود.

ردیف	نوع هزینه	توضیحات
۱	هزینه گواهی امضا برگ استشهادیه	این هزینه در دفاتر اسناد رسمی و مطابق با تعرفه مصوب کانون سردفتران و دفتریاران دریافت می شود.
۲	هزینه انتشار آگهی روزنامه کثیرالانتشار	این هزینه بسته به اندازه آگهی، تعداد کلمات و تعرفه روزنامه انتخابی (که توسط سازمان ثبت معرفی می شود) متغیر است. معمولاً شامل یک بار انتشار است.
۳	هزینه های دولتی و اداری ثبت	شامل هزینه های مربوط به تشکیل پرونده، استعلامات مختلف، بررسی کارشناسی و نهایتاً صدور سند المثنی که توسط اداره ثبت اسناد و املاک دریافت می شود. این مبلغ نیز مطابق با تعرفه های مصوب سازمان ثبت است.
۴	هزینه کپی و تمبر	شامل هزینه های مربوط به کپی برداری از مدارک، تهیه تمبرهای قانونی و پاکت پستی (در صورت نیاز به مکاتبه).
۵	حق الوکاله (در صورت استفاده از وکیل)	اگر مالک از وکیل برای پیگیری فرآیند صدور سند المثنی استفاده کند، باید حق الوکاله وکیل را نیز بپردازد که این مبلغ بر اساس توافق طرفین و تعرفه کانون وکلای دادگستری تعیین می شود.

توجه داشته باشید که تمامی این هزینه ها باید توسط متقاضی پرداخت شوند. توصیه اکید می شود برای اطلاع از ارقام دقیق و به روز، قبل از شروع فرآیند، از اداره ثبت محل وقوع ملک یا دفاتر اسناد رسمی استعلام بگیرید تا با برآوردی صحیح، آمادگی مالی لازم را داشته باشید.

مدیریت صحیح و آگاهانه فرایند دریافت سند مالکیت المثنی، از تهیه دقیق برگ استشهادیه تا پیگیری نهایی در اداره ثبت، نقش حیاتی در حفظ حقوق مالکانه و جلوگیری از مشکلات احتمالی دارد. با رعایت تمامی نکات حقوقی، تکمیل صحیح مدارک و درک روشن از مراحل اداری، می توان این مسیر را با موفقیت طی کرد.

کلام آخر

دریافت برگ استشهادیه جهت دریافت سند مالکیت المثنی و سپس پیگیری فرایند اخذ آن، می تواند یکی از چالش برانگیزترین مراحل اداری برای مالکان باشد. این راهنما تلاش کرد تا با تشریح گام به گام و دقیق تمامی مراحل، از تهیه برگ استشهادیه سند ملک و گواهی امضا تا انتشار آگهی در روزنامه و صدور نهایی سند، ابهامات موجود را برطرف سازد.

همان گونه که بیان شد، دقت در تکمیل مدارک، به ویژه در نگارش وکالتنامه با قید صریح عبارت تقاضا و اخذ سند مالکیت المثنی، و همچنین آگاهی از نکات حقوقی مربوط به پیدا شدن احتمالی سند اصلی، از اهمیت ویژه ای برخوردار است. هدف نهایی این است که مالکان بتوانند با اتکا به اطلاعات صحیح، مسیر اخذ سند المثنی را با کمترین دغدغه و اتلاف وقت به انجام رسانند و اعتبار مالکیت خود را مجدداً تثبیت کنند. پیگیری هوشمندانه و بهره گیری از دانش حقوقی صحیح، کلید موفقیت در این فرآیند است.